Principais erros ao organizar uma festa


 

O sucesso de uma festa depende de uma série de elementos que precisam ser levados em conta pelo organizador do evento, nós até já falamos disso por aqui. Pela falta de informação, desatenção ou até mesmo negligência, muitos produtores acabam cometendo erros comuns ao produzir uma festa. Tais equívocos serão comentados a seguir, junto de sugestões de como se prevenir contra eles.

1. Deixar tudo para a última hora

Uma das melhores decisões para quem deseja evitar erros comuns ao produzir uma festa é se antecipar bastante no momento de planejar o evento. Os produtores que se preocupam com determinados detalhes somente na véspera da festa podem ter que lidar com problemas que seriam facilmente contornados ou evitados caso o planejamento tivesse incluído tais detalhes.

Lembre que quanto mais organizado você for, mais simples será a produção do evento. Para ajudar nessa organização, crie planilhas e tabelas que você e a equipe que vai te auxiliar saibam exatamente os prazos, custos e outras informações necessárias para que tudo aconteça como o esperado.

O planejamento antecipado é fundamental para evitar, por exemplo, problemas com a entrega de alimentos que serão servidos na festa ou com a disponibilidade de profissionais cujos serviços serão cruciais para o desenvolvimento do evento. Ao planejar, não se esqueça de incluir todas as etapas da produção, de modo que você não tenha dor de cabeça antes, durante e após a festa.

2. Não saber a quantidade de convidados

O número de pessoas que participarão do evento precisa ser estimado o mais rápido possível, afinal, é a partir dessa quantidade que você definirá diversos fatores, como o local onde a festa acontecerá e quantas lembrancinhas serão oferecidas, por exemplo.

Durante o planejamento, faça uma lista de potenciais frequentadores do evento. Então, envie os convites solicitando a confirmação de presença até uma data específica. Depois de receber as confirmações, você terá como calcular um número aproximado de pessoas que irão ao evento, podendo fazer encomendas de comidas e bebidas, escolher o espaço mais apropriado para reunir a quantidade de pessoas em questão, entre outras ações.

3. Não ter um plano B

Como imprevistos acontecem com qualquer um, é imprescindível que você tenha um plano B ao planejar uma festa. Por mais trabalhoso que seja pensar em tudo o que pode dar errado e como você pode resolver os problemas caso eles ocorram, é melhor se prevenir ao invés de ficar se estressando e perdendo tempo na hora de solucionar os problemas.

Se você tiver preparado medidas de reserva, será mais fácil se adaptar às circunstâncias. Dessa forma, o andamento do evento não terá tantos problemas, o que refletirá na opinião dos convidados, que tendem a perceber quando os organizadores de um evento não estão preparados diante de determinados contratempos.

4. Só considerar o óbvio ao escolher o local

Quando você estiver na fase de escolha do local da festa, não considere apenas o óbvio, ou seja, a capacidade de pessoas que o ambiente comporta. Claro que isso é importante, no entanto, um dos erros comuns ao produzir uma festa é esquecer que há outros fatores que influenciam no êxito do evento, como a maneira como as pessoas podem chegar ao lugar escolhido.

As ruas de acesso ao local e a segurança do bairro são coisas que nem todos os organizadores levam em conta. Ao optar por um lugar situado em um bairro com altos índices de violência, muitos convidados poderão desistir de ir. Por sua vez, a escolha de um local sem estacionamento requer a pesquisa de um estacionamento próximo ao local. Nesse caso, é preciso negociar com o estabelecimento para que os frequentadores da festa se sintam satisfeitos quando precisarem deixar seus veículos estacionados.

5. Elaborar material com erros ou falta de informações

Para os convidados, é bastante desagradável não encontrar todas as informações necessárias para a ida à festa e ter que entrar em contato com os organizadores para esclarecer dúvidas. Por conta disso, desenvolva convites que contenham todos os dados para que qualquer pessoa consiga chegar ao local. Além disso, é importante informar o tipo de festa, o traje exigido para o evento, o horário de início, entre outros fatores que não podem faltar nos convites.

6. Não identificar o público-alvo da festa

Esse erro pode levar a gafes enormes, como sugerir presentes ou trajes que não possam ser adquiridos pelo público-alvo da festa. Se você cometer tal equívoco, aumentará o risco de que os convidados não compareçam, principalmente por não se sentirem à vontade em ir sem presentes ou sem as roupas específicas.

Dependendo do público-alvo e de suas características, você conseguirá pensar no que as pessoas podem gastar. Lembre-se de ser maleável e tome cuidado para que as informações sejam repassadas corretamente. Caso seja um evento de gala e não seja permitido que pessoas com determinadas peças de roupas entrem na festa, esclareça as restrições nos convites, para que os convidados sejam capazes de se preparar para atender às solicitações.

Agora que você já sabe quais são os principais erros cometidos por organizadores de festas, fique atento para não errar na hora de produzir eventos. Se você se deparar com uma situação em que precise tomar atitudes para contornar imprevistos, seja criativo e não tenha medo de improvisar, o que pode ajudar a resolver os problemas.

Fonte: http://www.produzindoeventos.com.br/